Når din virksomhed går ind i en tidsalder med digital distribution, skal du beslutte, om du vil skifte fra et papirarkiveringssystem til et digitalt filhåndteringssystem. Selvom ændringen til et helt edb-arkiveringssystem kan virke skræmmende, har de skarpe fordele ved at have et digitalt arkiveringssystem svinget mange til at skabe overgangen.

...

Nedsatte omkostninger

På grund af omkostningerne ved udlejning af ejendom til at gemme dokumentation, begynder digital arkivering at betale for sig selv, så snart den er implementeret. Da der ikke er fysisk papirarbejde, reduceres omkostningerne ved håndtering og overførsel af dokumenter frem og tilbage meget. Dette tillader også, at dokumenter, der skal opbevares som papir, kan arkiveres på mindre og billigere steder.

Going Green

Reduktion af din virksomheds kulstofaftryk kan være en vigtig faktor for at nå dagens grøntsindede forbrugerbase. Det kan forbedre virksomhedens image kraftigt, give skattemæssige fordele og reducere omkostningerne ved levering. Et digitalt arkiveringssystem kan ændre hele grundlaget for en virksomhed positivt, og at skifte til et "grønnere" system kan give rigelig reklamemuligheder.

Glattere arbejdsgang

Hentning af papirkopier af dokumenter, der er arkiveret og opbevaret fysisk, kan være en langvarig proces, der er åben for menneskelig fejl, sikkerhedsproblemer og fysisk tab. Dette er ikke tilfældet med et digitalt system. Inden for få øjeblikke kan et dokument åbnes ved skrivebordet for den person, der har brug for det. Dette resulterer i en kortere arbejdsperiode, hvilket giver hurtigere fremskridt og mere tid til udvikling af projekter.

Højere sikkerhed

Mens et traditionelt papirarkiveringssystem kan åbnes og ses på af alle, der har adgang til det, kan et digitalt arkiveringssystem give forskellige niveauer af beskyttelse, der kan holde dokumenter fortrolige. Brug af adgangskoder, specificerede mapper til forskellige brugere, datakryptering og revisionsspor, der giver dig mulighed for at registrere, hvem der har adgang til hvilke filer, og hvornår et filadministrationssystem kan holde dine dokumenter meget mere sikre.

Pålidelig arkivering

Papirdokumenter og -filer kan ødelægges gennem overhåndtering, brandskade, oversvømmelsesskader og andre naturkatastrofer. Da data kan gemmes på servere overalt i verden, kan du arkivere dine forretningsdokumenter sikkert uden at skulle stresse over potentielle materielle skader. Du kan også gøre dine arkiverede data bærbare ved hjælp af ting som aftagelige harddiske, USB-sticks og CD'er.