Access er databasesoftware, der giver brugerne mulighed for at besidde en stor mængde information. Komponenterne i en database er tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. Tabeller giver brugeren mulighed for at opbevare de rå data. Forespørgsler manipulerer data i tabellerne. Formularer kan bruges til at indtaste data i tabellerne og navigere i databasen. Rapporter er til præsentation af dataene i et printervenligt format, og makroer hjælper med at automatisere databaseopgaver. Den mest centrale del af en database er forespørgsler. Ligesom navnet antyder, giver en forespørgsel brugeren mulighed for at spørge om dataene i tabellerne.

...

Forespørgselstyper

Der findes adskillige typer af ofte anvendte forespørgsler i Access: vælg, tilføj, opdater, slet, opret tabel. Målet med forespørgslen bestemmer den type forespørgsel, der skal bruges. En valgt forespørgsel hjælper brugeren med blot at trække information fra tabellen baseret på de brugerdefinerede behov. For eksempel kan en udvalgt forespørgsel isolere kundenavne, der begynder med bogstavet "M." Der oprettes en tilføjelsesforespørgsel for at føje information til en tabel. En opdateringsforespørgsel kan ændre tabelposter i henhold til brugerens behov. Slet forespørgsler fjerner poster fra tabellen. En forespørgsel om oprettelse af tabel giver en bruger mulighed for at oprette en ny tabel fra valgte poster.

Funktioner

Forespørgsler giver brugeren mulighed for at beregne individuelle felter. Brugeren kan udføre basale beregninger såsom tilføjelse eller multiplikation af felter eller mere komplekse beregninger til konstruktion eller statistiske behov. De indbyggede beregninger af Access er de samme som dem, der findes i Microsoft Excel. Gennem en forespørgsel kan elementer også grupperes eller sorteres i henhold til de bruger-specificerede kriterier.

Datakilde

Dataene i en forespørgsel trækkes ofte fra tabeller i en database. Tabellen kan være i den nuværende database, i en anden database eller fra et virksomhedssystem som AS / 400. Mere end en tabel kan placeres i en forespørgsel. Forespørgsler kan også hente oplysninger fra andre forespørgsler. Med andre ord kan forespørgsler indlejres i forespørgsler. I lighed med tabeller kan to eller flere forespørgsler være i en forespørgsel. I en Access-forespørgsel er tabeller og forespørgsler forbundet med felter, der er fælles for hver.

guiden

En forespørgsel kan bygges ved hjælp af en guide (trin-for-trin-guide) eller fra bunden. De, der er nye til Access-databaser, skal ideelt set bruge guiden. Det giver brugeren mulighed for at blive komfortabel med forespørgsler og hvordan man opretter forbindelser mellem tabellerne og forespørgsler, som databasen bruger.

Advarsel

For at forhindre duplikering skal du vælge et tabelfelt, der vil være den primære nøgle. Denne primære nøgle er et felt, der indeholder unik information på tværs af hver post. For eksempel kan en primær nøgle til en samlingsdatabase være fakturanummer eller kundekontonummer. Hvis der vælges en primær nøgle, er der mindre mulighed for optageduplicering, når forespørgslen køres.