Når det kommer til at præsentere et dokument til klienter, professorer eller ethvert publikum, siger man noget smart og værdifuldt. Imidlertid vil de fleste mennesker sandsynligvis overse dit store indhold, hvis det er fyldt med skrivefejl, stavefejl og fejl. Produktion af fejlfri kopi er et mærke af professionalisme; de fleste virksomheder forventer intet mindre i deres dokumentation. Et nyttigt værktøj, som computere kan bruge til at redigere deres dokumenter, er et stavekontrolprogram eller stavekontrolfunktioner, der tilbydes af deres tekstbehandler.

Identifikation

Stavekontrolfunktioner eller stavekontrol er softwareprogrammer, der kontrollerer ord mod en digital ordbog for at sikre, at de stave korrekt. Ord, som stavekontrollen identificerer som forkert stavet, fremhæves typisk eller understreges. Stavekontrol kan være uafhængige programmer installeret på din computer, men mere typisk er en funktion tilgængelig i stort set alle tekstbehandlingssoftwareprogrammer. Nogle stavekontrol markerer også forkert anvendelse af grammatik i et dokument eller tilbyder forslag til korrekt stavemåde for det ord, du skrev.

Nøjagtighed

En vigtig fordel ved at bruge en stavekontrol er dens nøjagtighed. At køre en stavekontrol sikrer, at antallet af skrivefejl i dit dokument falder markant. Med let at skrive på computere er folk typisk i stand til at skrive mere tekst hurtigere, end de ville gøre i hånden eller på en skrivemaskine. Dette betyder, at selv hvis du er en stjerne-stavemaskine, kan fejl stadig krybe ind i dit dokument. Ligegyldigt hvad din staveevne er, er det vigtigt at køre stavekontrol på ethvert digitalt dokument for at sikre nøjagtighed og professionalisme.

Sparer tid

Selvom det altid tilrådes at få en reel person til at kontrollere dit dokument, før det sendes til en klient eller professor, udfører stavekontrol noget af det stumme arbejde og korrigerer skrivefejl med samme nøjagtighed som et menneskeligt modstykke. Det giver menneskelige redaktører frie muligheder for at arbejde på de dele af dit dokument, som en stavekontrol ikke kan - klarhed i indholdet og korrekt skriveteknik.

Andre overvejelser

Stavekontrol kan også spare dig for en betydelig mængde tid ved at rette alle forekomster af et forkert stavet ord på én gang. Hvis du rutinemæssigt stave et ord forkert, kan du bruge stavekontrollen til at finde ordet på hvert sted, det dukker op i dit dokument og erstatte det med den korrekte stavemåde. Stavekontrol kan også bruges på denne måde til at standardisere dit dokument. Hvis du ofte nævner navne eller firmanitler, kan du bruge en stavekontrol til at finde og udskifte funktionerne for at sikre, at hver enkelt stave er det samme, uden at gå gennem dokumentet for hånd.