Med Microsoft Access kan den gennemsnitlige bruger arbejde med databaser uden at være meget dygtig inden for området. Microsoft gjorde det nemt for næsten enhver at lære at arbejde med databaser ved at erstatte noget af det komplicerede arbejde med brugervenlige skabeloner. Selvom brug af Access kan være noget af en udfordring, bare på grund af de omfattende muligheder, den tilbyder, giver dens brugervenlige interface enhver mulighed for at administrere en database.

Forretningsfolk i møde

Brug af adgang

Microsoft Access er et databasesoftwareprogram, der gør manipulering af data håndterbare for brugere med forskellige kvalifikationsniveauer. Du kan indtaste data og sortere, filtrere eller gruppere oplysninger i henhold til dine behov. Det er især nyttigt, når der er tusinder af poster, og det vil tage timer timer at sortere gennem dem individuelt. Access giver dig mulighed for hurtigt at få de oplysninger, du har brug for, ved at specificere, hvilken type information du leder efter. Der kan også oprettes rapporter, der trækker oplysninger ud af databasen i henhold til projektparametrene. For eksempel kan en database indeholde en liste over kunder, herunder deres alder, køn, ægteskabelig status, adresse, e-mail-adresser og telefonnummer. Hvis det er nødvendigt, kan du sortere nogen af ​​disse oplysninger, oprette rapporter kun for enkeltklienter eller organiseret efter områdekode.

Fordele ved adgang

Da man vidste, at ikke alle er dygtige til at oprette databaser, skabte Microsoft grundlæggende skabeloner, som en bruger kan downloade og bruge med det samme. Hvis du foretrækker det, kan du oprette en database fra bunden eller finpusse en skabelon, der passer til dit projekt. Access gemmer tusinder af poster, så hvis du starter et nyt projekt med de samme data, behøver du ikke at indtaste det igen. Access integreres også med andre Microsoft Office-produkter, herunder Excel og Word. For eksempel kan du oprette en mail-fletning med tusinder af personlige breve ved at tappe ind i en Access-database over klienter.

Web-apps og samarbejde

Med Access 2013 introducerede Microsoft tilpassede webapps til at strømline databehandling for brugerne og for at gøre samarbejdet om projekter lettere. Ved hjælp af et Microsoft Office 365-websted eller en SharePoint Server 2013 kan et helt kontor arbejde med den samme database. Ved hjælp af tilpassede webapp-skabeloner kan du sikre, at hver person får den grænseflade, de har brug for for at tilføje, redigere eller slette data, samt køre rapporter.

Vigtige databasevilkår

Access bruger flere udtryk, der kan være nye for dig. En "database" er simpelthen en måde at organisere og gemme information om mennesker, steder og ting. Adgang er faktisk et databasestyringssystem, der huser disse forskellige databaser, så du kan få adgang til dem. Hver database kan laves fra flere tabeller med hver tabel lavet af kolonner og rækker, der ligner et regneark. Kolonnerne i en databasetabel kaldes "felter." Rækkerne omtales som "poster." "Forespørgsler" er funktioner, der giver brugeren mulighed for at hente specifikke data fra tabellen. Forespørgsler kan hjælpe med at filtrere, opsummere og udføre beregninger med dine data.

Designe din første database

Lidt planlægning går langt for den bedste brug af en Access-database. Først skal du finde ud af, hvordan databasen vil blive brugt. Derefter skal du samle alle oplysninger, der skal indlæses i databasen, og organiser informationen i kategorier, der hver især bliver en tabel. Indtast dataene i tabellerne, som bliver kolonner og skaber relationer mellem tabellerne, hvis der er mere end én. Endelig skal du anvende normaliseringsregler for at sikre dig, at tabellerne er struktureret korrekt.